Slim bestandsbeheer

bestandsbeheer_header2Regelmatig verzuchten mensen om mij heen dat ze door de bomen het bos niet meer zien in de bestanden op hun computer. Beter gezegd; de boomstructuur van Windows Verkenner maakt van het geheel aan bestanden een woud waarin het makkelijk verdwalen is. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing.

In een poging overzicht te houden, hebben de meeste mensen een soms uitermate vertakte structuur aangemaakt van mappen, sub-mappen en sub-sub-mappen. Op privé computers wordt het daarmee onoverzichtelijk, maar lijkt er nog enige grip te bestaan. Maken we de overstap naar bedrijven met gedeelde bestanden, dan is mappenstructuur van tien lagen diep vaak geen uitzondering.

Verkenner valkuilen

De die hard fans zullen beweren dat Verkenner hen helpt en geen problemen oplevert; zij kennen de structuur tenslotte van haver tot gort en vinden bestanden in een handomdraai. In een volkomen solistische situatie zou dit nog stand kunnen houden. Probeer je zo’n situatie in stand te houden in een omgeving waar je met meerdere mensen bestanden deelt, waar zo nu en dan eens nieuwe medewerkers gebruik moeten maken van deze bestanden of waar bestanden niet heel regelmatig worden gebruikt, dan doemt het spook van onvindbaarheid al snel op. Verkenner wordt daarmee eerder een kwelling dan een hulpmiddel. Oorzaak: je hebt grondige kennis nodig van de mappenstructuur. Valkuil? Tenzij de mappenstructuur volkomen logisch en eenduidig is opgesteld, kost het zoeken naar bestanden je veel tijd.

En zoektijd, dat is verspilling. Om het over de ergernis nog maar niet te hebben. Gelukkig is er een tweetraps oplossing die uitkomst kan bieden.

Hulpmiddel één; de zoekfunctie

Allereerst beschikt Verkenner over een zoekfunctie. Deze is – bij een geopende Verkenner – te vinden in de rechterbovenhoek als een blanco balk met een vergrootglas. In het zoekvenster kunnen steekwoorden, bestandstypes of zelfs gedeeltelijke woorden worden ingevoerd. Eén klik op de knop en Verkenner zoekt binnen een geselecteerde map of op een gehele harde schijf naar bestanden waarin de zoekterm voorkomt.

“Zoektijd, dat is verspilling. Om het over de ergernis nog maar niet te hebben.”

Zo kun je bijvoorbeeld zoeken op het woord zonsverduistering als je zeker weet dat dit woord in de bestandstitel voorkomt, of je zoekt op zons als je niet meer zeker weet of het bestand zonsverduistering of zonsopgang heet.
De zogenaamde asterisk * kan worden gebruikt als jokerteken om zoekopdrachten scherper te krijgen. Bij het zoeken naar bestanden betekent de asterisk dat het * door geen, een of meer willekeurige andere karakters mag worden vervangen. Een zoekopdracht “boom*” zal “boom” en “boomgaard” als resultaat geven maar niet “appelboom”.
Heb je helemaal geen idee hoe je het bestand ooit hebt genoemd, maar weet je wel dat het een Word- of Excel-bestand was, dan kun je ook zoeken op de extensie van de programma’s in combinatie met asterisk. In dit voorbeeld kun je met respectievelijk *.doc of *.xls elk Word- of Exceldocument laten weergeven.

Voor wie nog een stap verder wil gaan, is een lokale vorm van Cloud een aanrader.

Hulpmiddel twee; de semi cloud

Cloudcomputing is simpel gezegd de online opslag van gegevens, software en bestanden waar je altijd op aanvraag toegang tot hebt. Deze opslagruimte bevindt zich in de zogenaamde ‘cloud’, wat vertaald een wolk is. Deze term wordt gebruikt omdat de plek waar je bestanden en gegevens staan niet zichtbaar/tastbaar is. Alles wordt namelijk op een voor jou onbekende server (ergens in de wereld) opgeslagen maar je hebt wel je eigen kleine ruimte met vrije toegang [1].

Met een lokale vorm van cloud, moet u denken aan een gedeelde harde schijf op de server van uw organisatie. Veelal heeft elke afdeling binnen de organisatie een eigen schijf toebedeeld gekregen of een map op de algemene schijf tot zijn of haar beschikking.
In plaats van deze map als startpunt te gebruiken om een wildgroei aan onderliggende mappen te creëren, kun je die ene map ook zien als een lokale cloud. Anders gezegd; deze hoofdmap is en blijft de enige map die je gebruikt.

Bij veel mensen breekt bij die gedachte het koude angstzweet uit. Hoe ga ik dan ooit mijn bestanden vinden? Hoe houd ik overzicht? Hoe krijg ik grip? Het antwoord is eenvoudig; eenduidig benoemen van bestanden. That’s it.

Nuchter bekeken zijn alle bestanden die je opslaat te identificeren aan maximaal vijf kenmerken; het aandachtsgebied of de categorie, het onderwerp, het document zelf, de versie en de datum van aanmaak [2]. Bijvoorbeeld: binnen het projectbeheer (aandachtsgebied) hebben we een projectplanning (onderwerp) die we per maand maken (document en datum) en welke regelmatig wijzigingen ondergaat (verschillende versies).
Gieten we die gegevens in een bestandsnaam, dan kan dit een uitkomst zijn:

2015 01 23 Projectbeheer Planning Januari15 v1

De volgorde van de genoemde elementen kan naar wens worden aangepast zolang er maar eenduidig gewerkt wordt. Hoewel de zoekfunctie met asterisk uitkomst biedt als de ene collega bestanden opslaat met als aandachtsgebied Projectbeheer en de andere collega aandachtsgebied Beheer Projecten hanteert, is het maken van afspraken over het gebruik van dezelfde termen aan te raden.

Dé oplossing; combineer beide hulpmiddelen

Het voordeel van deze semi cloud oplossing is dat– in combinatie met de eerder behandelde zoekfunctie – één map binnen Verkenner kan volstaan. Zo hoeft geen mappenstructuur te worden beheerd, is er geen sprake van geïrriteerd en/of vruchteloos zoeken naar bestanden en worden de mogelijkheden van de Verkenner optimaal (lees; lean) gebruikt.

We wensen je veel succes. Mocht je vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Natuurlijk vinden we het leuk om te horen of dit artikel je heeft geholpen. Wil je daar iets over kwijt? Dan kun je hieronder je reactie achterlaten.

 

[1] http://www.tabletsmagazine.nl/2012/05/wat-is-de-cloud-en-hoe-werkt-cloud-storage/
[2] Niet te verwarren met de datum die Verkenner meldt; dit is de datum van de laatste wijziging!


Reageer/Leave a comment

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s