Veranderen = what’s in it for me?

De aanschaf van een nieuw financieel softwaresysteem was aanleiding voor de gemeente Alkmaar om te kiezen voor een andere insteek in hun verandertraject rondom informatievoorziening. “Ons vraagstuk bestond feitelijk uit twee componenten,” licht projectmanager Margit de Jong toe: “Welke functionele eisen stellen wij aan de software en welke eisen stellen wij aan onszelf?” Door een unieke combinatie van methodiek en coaching is het gelukt om organisatorische doelen te combineren met de wens om anders met elkaar te werken. De Jong: “Zo hebben we de verandering heel concreet gemaakt en ‘handen en voeten’ gegeven.”

Combinatie is de sleutel

“Binnen de gemeente Alkmaar verandert er veel,” begint De Jong haar verhaal. “We hebben onze intrek genomen in het vernieuwde Stadskantoor waar flexibel werken wordt uitgedaagd. En onze werkwijze is gericht op resultaatgericht samenwerken.” Hele concrete veranderingen. Met alle kansen en valkuilen van dien.

“Binnenkort werken we dus ook met nieuwe financiële software die een hele andere werkwijze vraagt van medewerkers,” vult De Jong aan: “In een brede context want het is onderdeel van het project Vernieuwing Financiële Informatievoorziening. En daarom is het des te belangrijker om te kiezen voor een integrale aanpak.”

Die aanpak werd gevonden bij trainings- en adviesbureau Deelpunt. De Jong: “Ons uitgangspunt was de scrum methodiek omdat je dan werkt met korte sessies met korte tussenpozen én de betrokkenheid van alle partijen. Maar we wilden niet heel ‘strak in de leer’ zijn.”

Marc Kappers, adviseur bij Deelpunt: “Een methodiek moet altijd een hulpmiddel zijn. Scrum, lean, six sigma – het zijn geen doelen op zich. Daarom is onze aanpak altijd een combinatie van het beste uit diverse methodieken én een hele duidelijke focus op mensen.”

Dat die brede blik en het betrekken van de gebruikers als prettig wordt ervaren, bevestigt Peter Plas, medewerker bedrijfsvoering van de gemeente Alkmaar. “Hierdoor hebben we naast de technische en functionele eisen ook samenwerking, afspraken en communicatie besproken,” vertelt hij. “Essentieel, want implementatie van nieuwe software is meer dan alleen de stekker in het stopcontact steken!”

Kappers: “Bij verandering zijn mensen de belangrijkste factor. Hoe mooi het plan ook is, als je geen rekening houdt met de kansen en de angsten die mensen zien, dan kun je een mooi resultaat wel op je buik schrijven.”

What’s in it for me?

Emma Brugman, coach bij Deelpunt, valt hem bij: “Bij veranderen van een proces of werkwijze moet je jezelf altijd de vraag stellen; hoe doe ik dat dan? En wat heb ik daarvoor nodig? Een klassieke valkuil is dat er alleen gekeken wordt naar de wens van of het belang voor de organisatie. Maar iedereen die erbij betrokken is, denkt: what’s in it for me? Een volkomen logische gedachte. Daar is niets egocentrisch aan. Balans tussen de doelen van de organisatie enerzijds en de doelen van de mensen die er bij betrokken zijn anderzijds is zelfs essentieel voor succes. Zeker in zo’n brede context als bij dit project.”

Bert Voska, financial controller bij de gemeente, valt haar bij. “Juist de andere manier van vragen stellen en de veiligheid om open en eerlijk te kunnen spreken over het totaal van alle wensen maakt dat de opbrengst veel groter is.”

“Het biedt de ruimte om door te vragen en daardoor automatische patronen die zijn ingesleten aan het licht te brengen,” vult Plas hem aan. “Zo krijg je dus snel scherp wat het gewenste resultaat is en waar nog werk te doen is.”

Dat zie je terug in de snelheid waarmee verandering tot stand komt. Brugman: “Met een enorme winst want de intrinsieke motivatie van mensen kietelen en hen zelf initiatieven laten ontwikkelen geeft een spurt aan hun persoonlijke ontwikkeling én de ontwikkeling van de organisatie en projecten!”

Geheim ingrediënt

Het geheime ingrediënt? Kappers is resoluut: “Vragen stellen. Bij de meeste veranderprocessen is miscommunicatie de grootste boosdoener. Omdat er veel wordt gepraat en te weinig wordt gevraagd, struikel je later over allerlei aannames die zijn gedaan.”

Brugman: “Containerbegrippen en mooipraterij zijn de hoekstenen van het zendgedrag dat veel veranderaars hanteren. Daar schiet je geen bal mee op. De enige manier om concreet te zijn, is het stellen van prikkelende vragen. Dan krijg je boven tafel waar je langs elkaar heen praat, wanneer je aannames doet, of elkaar wel of niet begrijpt. En dán pas weet je wat je moet doen om te bereiken wat je wilt!”

Voska: “Door die kritische vragen is het ons gelukt te denken vanuit de gewenste situatie. En zijn onze verwachtingen heel duidelijk naar voren gekomen. Dat kunnen we dan weer matchen met het aanbod in de markt. En weten wij ook wat wij als organisatie nog te doen hebben.”

Kappers: “Door deze aanpak zetten we mensen een andere bril op en maken we de ontwikkeling van mensen en organisatie heel concreet. Dat leidt tot langdurig resultaat.”

Foto: Annette van Dijk-Leek

organisatieontwikkeling verandertraject development

 

Reageer/Leave a comment

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s