Wie frustreert het niet: een uitpuilende inbox. Dagelijks krijgen we talloze e-mails, waarvan sommige belangrijk zijn en andere totaal onbelangrijk. En je moet ze allemaal lezen – ook van de afzenders die de cursus ‘Kort & Bondig’ hebben gemist – want dan pas kun je het onderscheid maken tussen Prio en Prullenbak.
Daarom hebben we in dit artikel 2 hele simpele vragen voor je die je aan mensen kunt stellen om de overdosis mail te verminderen en de tijd (en energie!) die jij overhoudt te vermeerderen!
Tijdrovend
Al die mail lezen kost veel tijd, energie en geduld. En daar bovenop komt dan nog de kracht die je moet opbrengen om op die mails – ook de onzinnige – te antwoorden om te zorgen dat mensen hun mail bij de juiste persoon bezorgen, in actie komen of om iets te corrigeren. En dat gaat dan alleen nog maar om wat jij moet doen.
Niet iedereen reageert even snel op ontvangen e-mails, maar hierdoor kan het dagen of zelfs weken duren voordat je een antwoord hebt ontvangen of een probleem is opgelost.
Kortom; veel email is frustrerend voor iedereen…
Bovendien geeft het mensen de kans om een probleem simpelweg via e-mail te delen en te hopen dat anderen het oppakken. Deze manier van verantwoordelijkheid afschuiven is omslachtig en vervelend voor collega's die het al druk hebben. Meer duidelijkheid in e-mails kan dit voorkomen.
Ja/Nee-mailen als redder in nood
De oplossing hiervoor is vanaf nu vooral gebruik te maken van ja/nee-mailen. Dit houdt in dat je een e-mail zo opstelt dat de ontvanger alleen hoeft te antwoorden met "Ja" of "Nee".
Sommige situaties zijn natuurlijk te complex voor deze aanpak en zulke gevallen gebruik je deze hack niet. Maar in veel gevallen zal het ja/nee-mailen je veel voordelen opleveren.
Allereerst maakt het voor de ontvanger duidelijk wat er precies gevraagd wordt. Om simpelweg "Ja" of "Nee" te kunnen antwoorden, moet de vraag helder (en kort en bondig) omschreven zijn door de afzender.
Daarnaast dwingt het de afzender om goed na te denken over mogelijke oplossingen. Het simpelweg ‘een probleem aankaarten’ zonder oplossingen aan te dragen, is daarmee verleden tijd.
Ja/Nee-mailen in de praktijk
Stel je voor dat je werkt aan een project en er komt een onverwacht probleem opduiken. In plaats van een e-mail te sturen met de mededeling "Er is een probleem, wat moeten we doen?", zou een ja/nee-mail er zo uitzien:
"Goedemorgen teamleden,
Er is een probleem met betrekking tot X. Hier zijn twee mogelijke oplossingen:
- Oplossing 1 (beschrijving van optie 1)
- Oplossing 2 (beschrijving van optie 2)
Ik denk dat optie 2 de beste is. Zijn jullie het daarmee eens? Antwoord met Ja of Nee."
In sommige mailprogramma’s kun je zelfs eenvoudigweg gebruik maken van stemknoppen waarmee je het voor iedereen nog makkelijk maakt en tijd bespaart en jij zicht houdt op wie er al wel of niet heeft geantwoord.
Deze aanpak zorgt er bovendien voor dat iedereen proactief betrokken is. Het dwingt je om je gedachten te ordenen, goed na te denken over oplossingen en meteen een besluit te nemen.
Bovendien versterkt het de individuele verantwoordelijkheid. In de traditionele aanpak kan een afzender zich gemakkelijk verschuilen achter het simpelweg melden van een probleem. Met ja/nee-mailen moet je als afzender verantwoordelijkheid nemen door ten minste enkele mogelijke oplossingen te verkennen, wat een goed startpunt vormt voor zinvolle discussies.
En - last but not least – zul je zien dat de hoeveelheid mail vermindert. Omdat de afzender goed moet nadenken voordat een mail wordt verzonden, zal een aantal problemen – en daarmee de mail daarover – al zijn opgelost voor de vraag wordt gesteld.
Conclusie: Ja/Nee-mailen verbetert alles
Door vooraf na te denken over mogelijke oplossingen en je teamleden gericht te betrekken bij de besluitvorming, kun je de manier waarop je communiceert en problemen aanpakt, echt verbeteren.
Dus, de volgende keer dat je een e-mail opstelt, probeer eens ja/nee-mailen.
Image by Drazen Zigic on Freepik
