Prioriteiten stellen en meer tijd overhouden. Effectiever met je tijd omgaan. Invloed uitoefenen op jouw agenda. Wie wil dat niet?
Zoveel te doen, zo weinig tijd. Een gevoel dat we allemaal wel eens hebben. Of zelfs vaak hebben… Ondanks goede planning, ondanks de energie die we steken in time-management.
Soms is dat oké. Want er zijn altijd onverwachte gebeurtenissen, deadlines die verschuiven of ‘dingen’ die er ineens tussendoor komen. Die dynamiek kan ook leuk zijn en energie geven. De schouders eronder zetten en doorpakken is prima.
Valt het buiten je takenpakket? Collegialiteit is ook belangrijk. Blijken er onvoorziene obstakels te zijn? Dat kan ook jouw creativiteit kietelen! Maar teveel ‘onverwacht’ doet iets met jouw energie.
En daar kan de volgende zin jou bij helpen; Moet Ik Dit Nu Doen?
De eerstvolgende keer dat je in zo’n situatie belandt, stel je jezelf die vraag om jouw invloed te vergoten. Niet één keer, maar vijf keer. En elke keer leg je de klemtoon op een ander woord. Pas wanneer je antwoord vijf keer ja is, neem je die taak op jouw schouders. Is je antwoord een keer nee, dan is het aan iemand anders.
Zo gebruik je deze zin in de praktijk:
1. Moet ik dit nu doen?
Door de nadruk op het woord ‘moet’ te leggen kun je nadenken over de urgentie. Is er echt sprake van noodzaak? Of is het wel leuk en interessant, maar is het niet heel belangrijk? Veel mensen zeggen automatisch – maar onnodig! - ‘ja’ op vragen, taken en klussen. Wees kritisch want dat kan je takenlijst en je planning een stuk eenvoudiger maken.
2. Moet ik dit nu doen?
Ben jij wel de juiste persoon om dit te doen? Wordt er ten onrechte op jouw deur geklopt? Of kan iemand anders het beter of sneller? Mensen accepteren om verschillende redenen taken en opdrachten die niet tot hun rol of taak behoren. Nooit erg om iemand uit de brand te helpen, maar het moet geen patroon worden. Daar over nadenken kan je veel tijd schelen.
3. Moet ik dit nu doen?
Sta even stil bij de actie die je wilde ondernemen. Is dat de juiste, slimste of meest effectieve actie? Sommige meetings kunnen ook door een duidelijk mail worden vervangen. Maar soms is een mail juist niet de juiste weg en is het beter tijd te steken in een persoonlijk of telefonisch gesprek. Check welke opties en alternatieven je hebt om het beste resultaat te halen.
4. Moet ik dit nu doen?
Misschien wel de beste manier om jouw planning te bewaken. Kan het wachten? Soms lijkt iets dringend, maar is het dat niet. Urgentiejunkies vind je overal. Hou dus in de gaten of de urgentie ook echt reëel is of dat het is aangedikt door anderen. En onthoud deze: slechte planning van jouw kant hoeft geen spoed van mijn kant te betekenen. Je kunt iemand natuurlijk best uit de brand helpen, maar als de urgentiedruk van de ander chronisch op jouw schouders terecht komt, ga dan eens het gesprek aan over wat de ander kan doen aan ‘urgentie preventie’.
5. Moet ik dit nu doen?
Misschien wel de leukste van allemaal: “Moet er überhaupt iets gedaan worden?”. Veel mensen schieten direct in de actie-modus. Of roepen meteen om hulp. Maar soms hoef je helemaal niets te doen. Het is grappig om te constateren hoeveel problemen zich vanzelf oplossen als je niets doet. Zeker het proberen waard bij zaken die niet urgent zijn.
Voelt in het begin misschien wat onwennig, maar probeer het een tijdje. Schrijf de zin op een memo-blaadje en plak deze op je bureau, laptop of badkamerspiegel. Speel ermee en zie wat er gebeurt.
Vind je het lastig? Dan zéker doen. Grote kans dat je te vaak tijd en energie steekt in zaken die niet voor jou zijn. Daar kun je op besparen én je leert vaker nee zeggen. En als je dat laatste lastig vindt; check dan ook deze artikelen door op de link te klikken: Hoe je door nee te zeggen jouw zeggenschap en invloed kunt vergroten en De Kracht van Af en Toe Nee Zeggen: Versterk Je Leiderschap in de Zorg
