1. Voorkom de kennisvloek
Communicatie is de boodschap die wordt ontvangen, niet de boodschap die wordt verzonden. Een verzonden mail is niet hetzelfde als: mensen zijn geïnformeerd. Het uitleggen van een procedure betekent niet dat iedereen het heeft begrepen. Het kan zijn dat jij denkt dat je ‘een heldere melodie’ hebt gecommuniceerd terwijl de ander ‘morse geklop’ heeft gehoord.
Tip: gebruik heldere en duidelijke taal en controleer altijd of de ander jou heeft begrepen.
2. Check door welke bril jij kijkt
Als voorzitter, projectleider, vertegenwoordiger van een themacommissie of werkgroep leider ben je een koploper en daarmee ben je niet het gemiddelde van de organisatie. Jij hebt waarschijnlijk meer informatie dan de rest van de organisatie vanwege jouw functie of rol. Daarmee heb jij een ander referentiekader en kijk je door een andere bril.
Tip: check altijd welke informatie de ander heeft (gehad) om te voorkomen dat jouw vertrekpunt ligt voorbij het startpunt van de ander.
3. Ga naar de mensen toe
Je krijgt meer informatie en inzichten als je mensen direct spreekt. Het is een goede manier om je voor te stellen en bekend te maken; onbekend maakt tenslotte onbemind. Direct contact maakt dat je direct vragen kunt stellen, om verduidelijking kunt vragen en kunt checken of mensen het hebben begrepen. Dit geeft meer duidelijkheid en zorgt voor verbinding en vaak ook voor meer vertrouwen. Bovendien weten mensen op hun beurt jou ook makkelijker te vinden als zij vragen hebben.
Tip: ga altijd persoonlijk naar mensen toe of bel ze op als je informatie wilt ontvangen.
4. Doe geen aannames
Wees er alert op dat je niet op basis van jouw referentiekader en ‘bril’ oordeelt en veroordeelt. Het doen van aannames gebeurt razendsnel en vaak onbewust. En als je handelt op basis van een aanname dan kun je de verkeerde actie uitvoeren waardoor je niet het gewenste resultaat bereikt en mogelijk mensen kwijtraakt of beschadigt.
Tip: toets altijd de feiten en meningen die jij hebt waargenomen.
5. Focus op de positivo’s
Richt je niet op die 10% uit het weerstandsdiagram; mensen die hard schreeuwen, altijd het negatieve zien en denken in ‘kan niet, mag niet, doen we al’. Dit is een Bermudadriehoek voor energie, werkplezier, effectiviteit en collegialiteit. Wat je aandacht geeft groeit dus je bereikt het tegenovergestelde van wat je wilt.
Tip: richt je energie op de mensen die wél vooruit willen en positief zijn; dit zijn jouw ‘ambassadeurs’. Als jij energie steekt in positiviteit zorgt dat ook voor het behoud en versterken van die positiviteit.
6. Vraag wat mensen nodig hebben
Bedenk het niet alleen in jouw ivoren toren. Dan wordt het een verhaal van not invented here en zorg je voor je eigen gezeik en weerstand. Bovendien is de kans groot dat je aannames doet. Als je mensen mee wilt krijgen in jouw plannen of in de dingen die gedaan moeten worden zul je ze ook invloed moeten geven op het proces. En invloed begint bij je verhaal kunnen doen tegenover iemand die aandacht en empathisch luistert.
Tip: als je een idee of een plan hebt, denk het dan niet eerst uit van A tot Z, maar ga met het idee naar de achterban met de vraag wat. Zij nodig hebben om dit uit te kunnen voeren.
7. Luister naar wat mensen nodig hebben
Goed luisteren is misschien wel de moeilijkste vaardigheid die er is. Als je vraagt wat mensen nodig hebben, maar je kijkt door je eigen bril of je doet aannames over wat de ander zegt dan kun je niet aandachtig of empathisch luisteren. En de grootste valkuil is dat we vaak vinden dat we dat heel goed kunnen luisteren…
Tip: luister met toewijding naar wat de ander zegt en ga niet alvast nadenken over wat de ander zegt, wat het betekent en welk advies jij kunt geven. Wacht tot de ander is uitgesproken voor je iets gaat doen. Mensen kunnen jouw vragen en tips pas echt ontvangen aan het eind van hun verhaal. En jouw advies, tips of hulp willen zij pas ontvangen als zij eerst hun verhaal hebben mogen doen.
8. Je kunt niet niet beïnvloeden
Jouw acties hebben altijd effect. Freud zegt dat het onmogelijk is om niet te beïnvloeden. Bij alles wat je doet of zegt laat je een indruk achter bij een ander. Alles wat je doet of zegt scoort bovendien een plus of een min op de emotionele bankrekening van de ander.
Tip: als je mensen wilt meekrijgen in plannen of veranderingen, moet je je bedenken hoe je ze positief kunt beïnvloeden (plusjes). Dat zijn de wetten van de onbewuste beïnvloeding (en is geen manipulatie).
9. Streef altijd naar win-win situaties.
Je hebt altijd te maken met een ander of een ander nodig. Als je weet dat je niet niet kunt beïnvloeden, kun je er dus voor kiezen om altijd positief te beïnvloeden naar win-win situaties. Bovendien is streven naar win-win de enige manier om jouw ‘win’ te bereiken, want een ‘lose’ voor de ander zal altijd leiden tot een ‘lose’ voor jou! En wij gaan er van uit dat het doel altijd is dat alle betrokken partijen een positieve uitkomst willen.
Tip: check altijd wat voor de ander een ‘win’ is, wat diens wens is en hoe jij de ander kunt helpen dat te bereiken en tegelijkertijd ook jouw eigen ‘win’ kunt bereiken.
10. Geef nooit meer feedback!
Althans niet op de manier die vaak wordt aangeleerd. Feedback doet altijd een beetje ‘pijn’ bij die ander omdat de onderliggende boodschap is dat je iets niet goed hebt gedaan en er zijn maar weinig mensen die daar tegen kunnen. Bovendien is feedback is een actie op een waarneming door jouw bril zonder een toets te doen bij de ander.
Tip: als je iets waarneemt, stel dan altijd de vraag: “Wat maakt dat…?” Dat klinkt veilig en zacht en misschien wel ‘soft’, maar je gaat het gesprek aan over wat je hebt waargenomen maar dan op volledige informatie die je van de ander hebt gekregen.
Tot slot: wees bereid om een stap terug te doen. Als blijkt dat de achterban nog niet op het informatieniveau is waar jij op zit heeft het geen zin om verder te gaan want dan duw je mensen in de weerstand. Wees bereid om een stap terug te gaan, aan te sluiten bij het huidige informatieniveau en mensen vanaf dat punt mee te nemen.
Met het toepassen van deze 10 tips zul jij jouw communicatie skills vergroten!
Photo by Jason Rosewell on Unsplash
